Eisen aan Douanevertegenwoordiging

Direct of indirect vertegenwoordigers dienen op grond van het Douanewetboek van de Unie bij het doen van een douaneaangifte voor een ander te voldoen aan de criteria voor geautoriseerde marktdeelnemer, meestal aangeduid als de Authorised Economic Operator (hierna: “AEO”).

Een geautoriseerde marktdeelnemer is een ondernemer (bijvoorbeeld expediteur, douaneagent, exporteur of importeur) die een AEO-vergunning heeft en in de gehele Europese Unie als betrouwbaar wordt beschouwd op het gebied van douanetransacties.

Naast de mogelijkheid tot vertegenwoordiging verleent de AEO-status de houder van een AEO-vergunning faciliteiten met betrekking tot veiligheid gerelateerde douanecontroles (hierna: “AEO-vergunning veiligheid”) en/of voor in de douanewetgeving vastgelegde vereenvoudigingen (hierna: “AEO-vergunning douanevereenvoudigingen”). Aan de AEO-status worden eisen gesteld. De criteria die daarvoor gelden kunnen ook van toepassing zijn voor andere douanevergunningen.
Hieronder gaan wij nader in op de AEO-criteria voor douanevertegenwoordigers, die door douane bekend zijn gemaakt. Onderstaande criteria zijn dus aanvullend op de AEO eisen, die algemeen van toepassing zijn.

 Criterium deugdelijke administratie

Een vertegenwoordiger dient een deugdelijke administratie te houden. Aan de hand van de volgende stappen schetsen wij in hoofdlijnen wat dit criterium inhoudt:

1. Acceptatie opdrachtgever en/of vertegenwoordigde

• Er is onderscheid tussen de opdrachtgever en de vertegenwoordigde (de opdrachtgever tot het doen van aangifte is namelijk niet altijd diegene die wordt vertegenwoordigd);
• De vertegenwoordigde dient gescreend te worden op een aantal punten. Minimaal dient het EORI nummer, het btw nummer en het uittreksel van de Kamer van Koophandel1 van de vertegenwoordigde gecontroleerd te worden
• De vertegenwoordigingsbevoegdheid (machtiging) dient aanwezig te zijn.

Let op: indien achteraf blijkt dat niet bewezen kan worden dat er vertegenwoordigingsbevoegdheid is verleend dan wordt de douanevertegenwoordiger geacht in eigen naam en voor eigen rekening te handelen

• Van een vertegenwoordiger mag worden verwacht dat hij alert is op dubieuze of malafide transacties
• De gegevens van de vertegenwoordigde, de machtiging en hoe deze zijn gescreend dienen vastgelegd en bewaard te worden
• Periodiek moeten de gegevens van de (nog actieve) vertegenwoordigden gecontroleerd worden.

• De vertegenwoordiger dient een procedure te hebben die gevolgd moet worden als er twijfels zijn over de screening van de vertegenwoordigde of de machtiging. Als opdrachtgevers/vertegenwoordigden geweigerd worden, moet dit vastgelegd worden.

2. Tot stand komen opdracht tot aangifte

• Indien specifieke afspraken tussen vertegenwoordiger en vertegenwoordigde zijn gemaakt over de wijze waarop de opdracht tot aangifte wordt verstrekt dan moet dit vastgelegd worden
• Omdat de douanevertegenwoordiger aansprakelijk is voor de juistheid en volledigheid van de aangifte dient de vertegenwoordiger te beschikken over volledige en duidelijke informatie. Zo nodig moet aanvullende informatie worden opgevraagd bij de vertegenwoordigde.

NB: wij ervaren dat douane de vertegenwoordiger vaker ook vanuit strafrechtelijk oogpunt verantwoordelijk houdt voor de juistheid van de aangifte

• Indien verklaringen in de douaneaangiften dienen te worden opgenomen (bijvoorbeeld met betrekking tot dual-use, andere bijzondere regelingen of bindende tariefinlichtingen), dan dienen deze verklaringen afkomstig te zijn van de vertegenwoordigde. Ook hier dient volgens vaste procedures zo nodig navraag te worden gedaan door de vertegenwoordiger en verwacht de douane dat de medewerkers van de vertegenwoordiger kennis hebben van deze problematiek.
• Eventueel zal de opdracht moeten worden geweigerd. Deze gevallen moeten vastgelegd worden.

3. Opmaken en indienen aangifte

• De aangifte dient juist, volledig en tijdig gedaan te worden. Naast de hiervoor vermelde stappen, zijn onder meer voldoende kennis en ervaring van medewerkers, inclusief het op peil houden van de kennis en begeleiding van (nieuwe) medewerkers van belang.
• Duidelijke werkinstructies voor aangifteprocessen en interne controle tijdens het aangifteproces zijn van belang, bijvoorbeeld hoe te handelen bij onjuist of onvolledige informatie, zelfcontrole of meer-ogen principe bij het indienen van aangifte.
• Van een douanevertegenwoordiger wordt verwacht dat de status en termijnen van ingediende aangiften proactief worden bewaakt. De vertegenwoordiger moet kunnen aantonen dat hij actie onderneemt naar de opdrachtgever, vertegenwoordigde en/of de douane nog voordat termijnen zijn verstreken.
• De douanevertegenwoordiger dient een goede werking van aangiftesoftware te garanderen.

4. Dossiervorming, archivering/administratie plicht

De douanevertegenwoordiger dient een administratie bij te houden van zijn activiteiten als douanevertegenwoordiger. De vereisten aan de administratie zijn afhankelijk van de aard en omvang van het bedrijf en de bedrijfsactiviteiten, waarin in het bijzonder wordt gewezen op onjuiste certificaten.

5. Interne controle op de kwaliteit van de aangifte/monitoring van het aangifteproces

De vertegenwoordiger moet een systeem van interne controles2 hebben geïmplementeerd gericht op zijn activiteiten. Deze controles moeten niet alleen gericht zijn op de kwaliteit van de aangiften (inclusief tijdig en juist betalen van de belastingen), maar ook op onder andere screening van klanten, aanvaarding van opdrachten en het opvolgen van procedures.
De controles dienen intern te worden vastgelegd en de resultaten van de controles moeten periodiek geanalyseerd worden. Ook is hierbij de melding aan douane van problemen en verschillen in aftrek van belang.
De douane ziet hier ook duidelijk een belangrijke rol voor het management weggelegd middels sturing op compliance en de kwaliteit van het aangifteproces.

Als U een eenmanszaak heeft moet u net zoals andere bedrijven voldoen aan deze eisen.
Interne controles kunt u door een derde partij laten uitvoeren zodat u waarborgt te voldoen aan deze eisen.

6. Herstel en annulering

De vertegenwoordiger moet procedures hebben door wie en wanneer eventuele correcties van een aangifte worden gedaan. Zowel in de vastlegging van de interne controle als in het betreffende aangiftedossier moet hierover informatie terug te vinden zijn.

Criterium praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties

Een douanevertegenwoordiger zal inzicht moeten hebben welke (praktische/beroepsmatige) kennis en competenties nodig zijn en hoe dit in de organisatie is ingevuld. Douane verwijst voor deze competenties naar het door de Europese Commissie in samenwerking met het bedrijfsleven opgestelde “EU Customs Competency Framework for the Private Sector”.

Door de douanevertegenwoordiger moet in ieder geval geborgd worden dat er voldoende douanekennis beschikbaar is om juiste en volledige aangiften te waarborgen. Dit geldt voor zowel de aangifte, de klant- en opdrachtacceptatie, als voor de uitvoering van interne controles. Bovendien dient het actueel houden van de kennis gefaciliteerd te worden binnen het bedrijf.
Gevolgen voor de praktijk
Uit bovenstaande blijkt dat een aanzienlijke verzwaring van de eisen is ingevoerd om als douanevertegenwoordiger op te mogen treden. Voldoen aan deze eisen is onmisbaar voor met name douane-expediteurs, maar ook voor bedrijven die binnen hun concern optreden als douanevertegenwoordiger, om hun activiteiten te kunnen (blijven) uitvoeren.

 Wij raden u aan om voor uw bedrijf na te gaan of u aan deze eisen voldoet.
ECC B.V kan u bijstaan bij het verkrijgen en behouden van de Toelating douanevertegenwoordiging en AEO-vergunningen. ECC B.V. beschikt hiervoor over een vaste groep van adviseurs die onder andere ruime ervaring hebben op het gebied van douanevertegenwoordiging en AEO.

Indien u vragen hebt of ondersteuning zoekt:
Neem contact op met:

Corne Mouwen
Manager Customs Compliance
+31 (0)6 40 18 62 19
corne@customsconsult.nl

of

Peter Mol
Project Manager
+31 (0)6 18 25 25 21
peter@ecconline.nl